Finishing your scientific text — pre-review checklist

Open your language below.

Suomeksi

Tutkimusartikkelisi tai väitöskirjasi on valmistumassa, ja aikeenasi on nyt lähettää se kanssakirjoittajille tai esitarkastajalle arviointiin.
Ennen kuin lähetät tekstisi eteenpäin, käy tarkasti jokainen tämän tarkistuslistan kohta läpi.

Kielentarkastus

Aja koko tekstisi tekstinkäsittelyohjelmasi kielentarkastuksen (esim. Microsoft Wordin Spelling & Grammar -toiminnon) läpi.
Aja koko tekstisi—esim. kappale tai sivu kerrallaan—jonkin tekoälypalvelun suuren kielimallin (LLM:n, esim. ChatGPT:n tai Geminin) läpi. Pyynnöksi esimerkiksi: “Spot blatant grammar mistakes in the following text:”.
- Tarkoitus ei ole, että LLM muuttaa tekstisi omakseen, vaan että kielioppivirheet on todella perattu 100 %:sti pois ennen kuin lähetät tekstisi kanssakirjoittajille tai esitarkastajalle.
- Kanssakirjoittajien ja esitarkastajan ei ole mukava lukea tekstiä, jos se vilisee kielioppivirheitä; nykyajan työkaluilla kielioppivirheet on todella helppo perata pois. Tekstin tulee olla kieliopillisesti virheetöntä, kun sen lähettää muille luettavaksi.
- Jos tahdot pidättäytyä LLM:n käytöstä kokonaan, tarkastuta tekstisi kielentarkastusta ammatikseen tekevällä henkilöllä (esim. Elsevier-kustantamon Language Editing -palvelussa). Tämä on kuitenkin kallista.

Lyhenteet

Käy koko tekstisi läpi ja tarkasta lyhenteet:
- Kun lyhenne esiintyy ensimmäisen kerran, esittele se.
- Jos kyseessä on väitöskirja, lisää sen jälkeen lyhenne väitöskirjan lyhennelistaan.
- Tämän jälkeen käytä ainoastaan ilmaisun lyhennemuotoa tekstissäsi; pitkän muodon käytöstä tulee tämän jälkeen ehdottomasti pidättäytyä.
- Taulukot, kuvat ja niiden alaviitteet ovat tästä poikkeus, koska ne käsitellään omina itsenäisinä esityksinään. Älä käytä niissä lyhenteitä, jos ei ole pakko. Jos käytät niissä lyhenteitä, esittele ne alaviitteissä.
- Vaikka esittelit tiivistelmässä (Abstract-osiossa) lyhenteen, esittele se kertaalleen varsinaisen artikkelin tai väitöskirjan leipätekstin puolella vielä uudelleen, jos käytät sitä siellä.
- Älä pääsääntöisesti käytä lyhenteitä artikkelin tai väitöskirjan otsikoissa tai alaotsikoissa.

Vertailu- ja prosenttimerkit

Hae hakutoiminnolla kaikki seuraavat esiintymät ja varmista, että niiden kummallakin puolella on välilyönti (tästä esiintyy eri käytänteitä, mutta yhdenmukaisuuden vuoksi suosittelen näin tekemään): ≤, ≥, <, >
Tarkista, että %-merkin läheisyydessä välilyönnit ovat kunnossa:
- Englanniksi: %-merkin ja luvun välissä ei saa olla välilyöntiä.
- Suomeksi: %-merkin ja luvun välissä täytyy olla välilyönti.

Tekstinsisäiset viittaukset

Tarkista, että tekstinsisäiset viittaukset ovat huolellisesti asetellut:
- Suuressa osassa tapauksista tulee pisteen sijaita Vancouver-tyyppisessä viittauksessa tekstinsisäisen viittauksen (sulkumerkkien) jälkeen.
- Älä missään tapauksessa merkitse pistettä kahdesti. Älä siis kirjoita: ”Tässä totean jotakin. (viite).”
- Tekstin ja tekstinsisäisten viitteiden välissä pitää olla välilyönti. Älä siis kirjoita: ”Tässä totean jotakin(viite).”

Lukusanat ja desimaalit

Lukusanan ja yksikön välissä tulee olla välilyönti, eli kirjoita esimerkiksi 40 mmHg (ei: 40mmHg).
Suomen kielessä desimaalierotin on pilkku; englannin kielessä se on piste.
- Oikein englanniksi: 5.5
- Väärin englanniksi: 5,5

Lyhenteiden esittely listoissa

Kun esittelet pitkää listaa lyhenteitä esim. kuvan alaviitteessä, erota selitykset toisistaan puolipisteellä, ei pilkulla.
- Oikein: HR, hazard ratio; OR, odds ratio.

Serial comma (englannin kieli)

Käy koko tekstisi läpi ja varmista, että koko väitöskirja tai artikkeli käyttää poikkeuksetta serial commaa, jos kyse on englannin kielestä.
Jos et tiedä, mitä serial comma tarkoittaa, lue esim. Wikipediasta siitä artikkeli.

Viivat ja miinusmerkit

Tarkasta, että koko tekstissäsi käytetään oikein ja yhdenmukaisesti viivoja:

Miinusmerkkinä numeroissa käytä vain varsinaista miinusmerkkiä (Unicode U+2212). Yhdysmerkin (”tavuviivan”) tai erilaisten ajatusviivojen (em dash, en dash) käytöstä miinusmerkkinä tulee pidättäytyä.
Luottamusvälien merkkinä käytä vain en dash -merkkiä (Unicode U+2013).
Tavuviivana käytä tavallista yhdysmerkkiä (Unicode U+002D). Suomalaisella tai eurooppalaisella näppäimistöllä se on usein heti vasemmalla oikeasta Shift-näppäimestä; amerikkalaisella (US) näppäimistöllä se on ylärivillä numeron 0 vieressä.
Ajatusviivaa kannattaa käyttää säästeliäästi tieteellisessä tekstissä, mutta jos käytät sitä, valitse en dash -viiva (U+2013), jonka kummallekin puolelle tulee laittaa välilyönti; tätä tapaa puoltaa se, että tällainen en dash -viivan käyttö on sallittua niin Suomessa kuin Isossa-Britanniassa.
Yllä mainituista poikkeavasti ei tule viivoja käyttää.

Toivotan tsemppiä tekstisi viimeistelyyn—iso työ on takana ja tekstin valmistuminen häämöttää. Muista kuitenkin sanonta ”sweat the small stuff”: yllä olevat kohdat täytyy laittaa viimeisen päälle kuntoon ennen kuin lähetät tekstisi eteenpäin. Tällöin lopussa kiitos seisoo!

In English

Your research article or dissertation is nearly ready, and you plan to send it to co-authors or a preliminary examiner for review.
Before you forward the manuscript, work through every item on this checklist carefully.

Proofreading

Run your entire text through your word processor’s spell and grammar check (e.g. Microsoft Word Spelling & Grammar).
Run the full text—e.g. one paragraph or page at a time—through a large language model (LLM), such as ChatGPT or Gemini. For example, ask: “Spot blatant grammar mistakes in the following text:”.
- The goal is not to let the LLM rewrite your voice, but to remove grammar mistakes completely before you send the text to co-authors or a preliminary examiner.
- Co-authors and examiners should not have to read prose full of grammar errors; with today’s tools, those are easy to clear. The text should be grammatically clean when you share it.
- If you prefer not to use an LLM at all, have a professional language editor review the text (e.g. Elsevier’s Language Editing service). That is expensive, however.

Abbreviations

Go through the whole manuscript and check abbreviations:
- Define each abbreviation the first time it appears.
- For a dissertation, add it to the abbreviation list after you introduce it.
- After that, use only the short form in the main text; do not switch back to the long form.
- Tables, figures, and their footnotes are an exception—they are treated as stand-alone elements. Avoid abbreviations there unless necessary; if you use them, define them in the footnote.
- Even if you defined an abbreviation in the Abstract, define it again in the main text the first time you use it there.
- As a rule, do not use abbreviations in titles or subheadings.

Comparison operators and percent signs

Search the document for ≤, ≥, <, and > and make sure there is a space on both sides (practices vary; I recommend this for consistency).
Check spacing around %:
- In English: no space between the number and % (e.g. 25%).
- In Finnish: a space is required (e.g. 25 %).

In-text citations

Check in-text citations carefully:
- With Vancouver-style numbering, the period usually comes after the citation in parentheses.
- Never double the period. Do not write: “I state something. (ref).”
- Leave a space before the citation. Do not write: “I state something(ref).”

Numbers and decimals

Put a space between a numeral and its unit: 40 mmHg, not 40mmHg.
Decimal separator: comma in Finnish, full stop in English.
- Correct in English: 5.5
- Wrong in English: 5,5

Lists of abbreviations (e.g. in figure notes)

In a long list of abbreviations, separate entries with a semicolon, not a comma.
- Correct: HR, hazard ratio; OR, odds ratio.

Serial comma (English only)

If the manuscript is in English, use the serial comma consistently throughout.
If you are unsure what that means, read a short explanation (e.g. on Wikipedia).

Dashes and minus signs

Check that dashes and minus signs are used correctly and consistently:

For minus in numbers, use the proper minus sign (Unicode U+2212). Do not use a hyphen or em/en dash as minus.
For confidence intervals, use only the en dash (Unicode U+2013).
For a hyphen (compound words), use the ordinary hyphen (Unicode U+002D). On many Finnish or European keyboards it is just left of the right Shift key; on a US keyboard it is on the top row, next to 0.
Use em/en dashes sparingly in scientific writing; if you use an en dash as a break in the sentence, put spaces on both sides—a style accepted in Finland and the UK.
Do not use other dash-like characters for these purposes.

Good luck with the final polish—the heavy work is behind you and submission is in sight. Remember “sweat the small stuff”: nail the items above before you send the manuscript on. It will be appreciated.